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사용자 가이드

사이트 사용법 및 회의진행, 회의사용 가이드 입니다.

시작하기

웹사이트에 접속하고 로그인(Sign in)합니다.

포털 첫 페이지

이 페이지를 보신다면 이미 포털 첫 페이지에 접속한 것입니다.
첫 페이지는 일반적으로 https://portal.meeting.kr 등의 형식으로 부여되며, 회사에서 도메인 등록기관에 등록 혹은 내부 DNS(폐쇄망의 경우)에 등록한 이름입니다.

사용자의 역할 혹은 권한은 크게 네가지로 구분되며 일반참석자(member), 호스트(host) 혹은 매니저(manager) 그리고 관리자(admin)가 있습니다.
- 일반참석자(member): ID 및 비밀번호를 부여받은 회사의 직원으로서, 초대를 받거나 로그인하여 해당 회의세션에 참석하는 사용자
- 호스트(host)/매니저(manager): 회의세션 생성, 조회, 변경 및 삭제권한이 있는 사용자이며, 납품 시, 호스트와 매니저는 역할이 같습니다. 추후 회사의 필요에 따라 구분하여 사용할 수 있습니다.
- 관리자(admin): 영상회의 솔루션 전체를 관리하며, 회의실이름, 부서명이름, 사용자, 전역접근정책 등의 관리(CRUD)에 대한 권한이 있는 사용자

로그인

브이밋에서는 이메일 주소를 아이디로 사용합니다. 그리고 비밀번호를 입력하셔야 로그인 하실 수 있습니다.
로그인 하시면 각 역할에 따라 메뉴가 달라집니다.
일반 참석자로 초대를 받으신 경우, 이메일 초대링크를 클릭하면 바로 회의실로 연결되므로 포털사이트를 거치지 않는 경우가 대부분입니다.
호스트(host) 혹은 매니저(manager) 권한으로 로그인하면 회의세션을 관리하실 수 있으며, 아래에 표시된 가이드를 참고하시기 바랍니다.
관리자는 로그인 하신 후, 상단 [관리자설정]을 방문하시면 기초자료 및 솔루션 전반에 영향을 주는 사항에 대한 설정메뉴를 보실 수 있으며, 상세한 사용설명서를 보시거나 다운로드 받으실 수 있습니다.

호스트 / 매니저용 사용가이드

회의세션을 만들고 관리하는 것은 브이밋의 핵심기능입니다.

로그인과 권한

호스트 혹은 매니저 아이디로 로그인 하시면 회의세션에 대한 생성, 조회, 변경, 삭제 하실 수 있습니다.(사용자는 관리자가 사전에 등록)
회의세션을 선택(회의세션이 없으면 생성) - 참석자를 추가하고, 참석자들에게 이메일초대. 그리고 시간이 되면 회의진행 하게 하는 것이 호스트/매니저의 기본업무입니다.
회의세션은 한번 만들어 놓으면 없애기 전까지 계속 유지됩니다.
따라서, 임시, 한시적인 회의세션은 회의가 끝나면 삭제하시면 되고, 정기적인 회의나 유사한 회의들이 예상되는 경우는 회의세션을 유지하고 있다가 사용하실 때에 일정을 변경하고, 필요한 경우 속성과 참석자를 첨삭해서 다시 사용하시면 됩니다.

회의세션은 얼마든지 만들 수 있기 때문에, 계속생성하고 방치하면 나중에 관리가 어려워 집니다.

회의세션 운영

회의세션의 운영은 아래의 단계로 모두 설명됩니다.

브이밋은 브라우저가 구동되는 모든 단말기에서 사용이 가능하지만, 영상회의는 노트북이나 데스크탑에서 진행하시는 것을 권장합니다.
만일, 휴대기기로 회의에 참여하실 경우, App으로 참석하지 마시고, "브라우저에서 참석"을 선택해 주시기 바랍니다.
(V-MEET앱이 있으나, 기업의 경우, 호환 및 보안을 이유로 권장하지 않습니다.)

회의세션 목록

로그인 하시면 대시보드가 나타나고, 서버, 회의실 등 기본사항 표시
그 아래에는 로그인한 사람이 참석자로 되어 있는 회의세션 목록 표시
(모든 회의세션은 상단의 모든 회의세션 탭 클릭)

호스트와 관리자는 새로운 회의세션을 생성하고, 변경할 수 있습니다.
하나의 영상회의를 위한 전형적인 작업순서는 다음과 같습니다.

1. 회의세션을 만들거나 기존 회의세션을 변경(진행 일시, 권한 등)
2. 회의세션에 참석자 추가 및 초대메일 발송(캘린더 자동 포함)
3. 필요한 경우, 초대링크 생성/복사하여 문자나 이메일로 초대
(사용자 명단에 없는 게스트)

회의세션 생성

+새 회의세션 버튼을 클릭하면 회의세션을 생성할 수 있습니다.

새 회의세션에서는,
회의실을 선택하고 회의시작시간, 회의종료시간을 지정합니다.

회의실 선택에서 종료시간이 0인 회의실(상시접속)을 선택하시면 종료시간 입력이 비활성화 됩니다.
(상시접속 회의실이 필요한 경우 선택)

회의세션 목록에서 세션선택

회의세션 목록에서 세션선택을 클릭하면 그 회의세션에 대한 상세내역이 표시됩니다.

회의세션 보기 화면

회의세션 개요
첫 화면의 상단좌측에는 세션이름, 시작시간, 종료시간 등 기본정보가 표시됩니다.

접근정책 및 상태
상단우측에는 접근정책 및 설정내용이 표시되며,
좌측에는 회의실 접근정책 설정상태가 표시됩니다.

그 아래는 참석자 명단입니다.
처음 회의실을 생성한 경우에는 아직 참석자가 없어서 내용이 표시되지 않습니다.

가장 아래에는 해당 회의세션의 사용량 등 통계가 표시됩니다.
처음 회의세션을 생성한 경우에는 표시되는 내용이 없습니다.

회의세션 서브메뉴

회의세션 보기에는 타이틀 우측으로 5개의 메뉴가 더 나타납니다.
속성확인/변경, 참석자초대, 초대링크복사, 접속통계 보기, 회의세션
순서대로 속성확인/변경에서 일시확인, 참석자 추가 및 초대

회의세션의 속성확인 및 변경

회의실 선택

회의실은 관리자가 초기설정에서 생성해 놓는 기초자료입니다.
회의실의 종료시간이 0인 경우, 이 회의세션은 무제한접속

상태

상태는 임의의 구분이며 기술적인 역할이 없습니다.

회의세션 타이틀

회의세션 목록에 표시되는 회의세션 이름입니다.

부제(SLUG)

회의실 접속 시, 경로역할을 합니다. 따라서 영문소문자로 공백없이 입력하거나 자동생성된 것을 사용하셔도 좋습니다.
한글로 입력하실 경우, 공백없이 입력하시기 바랍니다.

회의시작시간 및 회의종료시간

회의실에서 설정한 시간이 표시되지만 관리자 혹은 host가 변경하실 수 있습니다.
(종료시간이 없는 회의실을 선택하신 경우, 종료시간은 비활성화)

회의세션 접근정책

- 로그인 필요: Yes를 선택하시면 회의실 참석에 로그인 필요
- 게스트 허용: Yes인 경우, 등록사용자 외에도 회의참석
- 이메일 확인: Yes인 경우, 등록사용자가 아니면 회의참석 거부
- 매직링크 적용: Yes인 경우, 매직링크 확인을 거쳐야 회의실 입장
만일, 관리자설정에서 초대/매직정책 ON인 경우,등록사용자는 매직링크 없이 입장

회의세션 접근정책 가이드(보기/다운로드)

참석자추가 및 초대메일 발송

참석할 인원을 해당 회의세션에 포함시킨 후, 초대메일 발송

두 가지 방법으로 참석자를 추가할 수 있습니다.

1. 사용자그룹에서 일괄추가
그룹선택에서 사용자그룹을 선택하고, 그룹멤버 일괄추가를 클릭

2. 사용자 목록에서 개별추가
좌측의 대상 목록에서 추가 클릭(우측의 현재 참석자에서 제외 가능)

초대메일을 발송할 경우, 참석자를 확인 후, 전체에게 메일 발송

또한, 수동으로 이메일을 입력하여 초대메일 발송가능

복수의 경우, 메일주소를 쉼표, 세미콜론 혹은 줄바꿈으로 구분

메일의 내용에는 회의세션 이름, 초대링크 및 캘린더 파일 포함

초대링크 생성과 활용

문자, 카카오톡, 별도의 이메일로 회의링크를 보낼 때 활용
(휴대기기로 회의에 참석하실 경우, '브라우저로 참석'을 권고 하시기 바랍니다.)
브이밋은 PC에서 참석하시면 훨씬 효과적입니다.

초대링크 만들기

초대에 응하는 사람이 일반참석자로 참석할 것인지, 혹은 진행자권한으로 참석할 것인지에 따라 토큰내용이 달라집니다.
원하시는 링크를 생성하시면, 우측 신규생성내역에 링크가 나타납니다.
우측의 복사하기 버튼으로 복사하신 후, 활용하시기 바랍니다.

기본링크(토큰없음)

브이밋은 토큰(token)검증을 통하여 회의실 입장이 허용됩니다.
따라서 기본링크(토큰없음)은 사용될 일이 그리 많지 않습니다.

토큰 리스트

하단에는 최근 발행한 토큰 50개를 리스트합니다.
초대이력, 사용여부를 참고하실 수 있습니다.

회의실 기능

회의실 접속 이후, 회의 가이드입니다.

로비(Lobby)

회의실에 접속하시기 전, 참석자의 이름음 입력하는 단계가 있으며(로비), 여기에서 컴퓨터가 카메라와 마이크사용을 허용할 것인지 확인합니다.(허용선택)
카메라, 마이크사용을 허용하시면 화면에 본인모습이 나타나며, 여기에서 회의에 사용할 카메라 및 마이크를 선택하고, 카메라와 마이크를 조정합니다.
(회의실에 들어간 후, 카메라를 조절하거나 마이크를 시험하면 다른 참석자들이 매우 불편해 할 수 있습니다.)

사용자 지원 페이지는 새로운 사용자로 등록하기 위하여 연락하여야 할 연락처, 보안준수사항 등 사이트를 이용할 때 필요한 지원사항이 공지됩니다.

회의참석

이 포털에서는 이메일 주소를 아이디로 사용합니다. 그리고 비밀번호를 입력하셔야 로그인 하실 수 있습니다.
일반 참삭자로 초대를 받으신 경우, 일반적으로 초대링크를 클릭하면 바로 회의실로 연결되므로 포털사이트를 거치지 않는 경우가 대부분입니다.
그러나 포털에 로그인하셔도 회의실로 연결하실 수 있습니다.
사이트관리자(admin) 및 관리자(manager), 회의관리자(host)께서는 포털에 접속하셔서 회의세션 생성, 회의실관리, 그룹관리, 사용자관리 등을 진행하실 수 있습니다.
일반 참석자(member) 아이디로 로그인하신 경우, 본인이 참석자로 되어 있는 회의세션만 표시되며, JOIN 버튼을 누르시면 해당 회의세션으로 접속됩니다.

회의운영

회의실에 접속(JOIN)하면 화면 하단에 아래와 같은 메뉴박스가 나타납니다.

이 박스는 사용 시간이 경과되면 자동으로 사라지며, 마우스가 회의화면 안으로 들어오면 자동으로 보이게 됩니다.

마이크 아이콘입니다. 마이크 그림을 클릭하면 음소거가 되며 다시한번 클릭하면 음소거 해제
아이콘 위의 ^을 클릭하면 마이크 및 스피커 확인/변경

카메라 아이콘입니다. 클릭하면 영상송출 차단, 한번 더 누르면 해제
아이콘 위의 ^을 클릭하면 현재 카메라 확인 혹은 변경

자료공유 아이콘을 클릭하면, 전체화면, 창, 혹은 브라우저 탭 공유
마우스를 움직여 푸른색으로 표시되는 화면을 클릭하여 공유, 종료는 공유화면 좌측상단 아이콘 클릭
(영상이 나타나고 있는 화면은 공유하지 마시기 바랍니다. - 무한루프)

채팅아이콘을 클릭하면 좌측에 채팅윈도우가 나타나며 하단에 문자를 입력하여 채팅
아이콘을 다시 클릭하면 채팅 종료

손들기를 클릭하면 진행자에게 발언요청상태 전달
아이콘 위의 ^을 클릭하면 다양한 의사표현 가능
엄지, 박수, 좋아요, 동의, 비동의, 하트(일부는 음향과 함께 화면에 표시됨)

참석자 아이콘을 클릭하면 우측에 창이 열리며 현재 참석자에 대한 정보가 표시됩니다.
진행자는 각 참석자 혹은 전체 참석자에 대한 다양한 제어 가능

타일 뷰, 화면분할모드이며 현재 참석자의 화면을 균등하게 분할하여 표시
사용자의 화면비율에 따라 자동으로 변경됩니다.

참석자 초대를 클릭하면, 회의실 링크복사, 기본이메일, 지메일, 아웃룩, 야후메일 등으로 초대
이 기능은 회의세션의 보안정책에 따라 제한될 수 있습니다.

더 보기 아이콘을 클릭하면 전체화면모드, 회의녹화(진행자기능), 등 다양한 서브메뉴가 나타납니다.
이 기능은 회의세션의 보안정책에 따라 제한될 수 있습니다.

통화종료
회의실에서 나가는 역할이며, 진행자는 전체참석자에 대하여 회의를 종료할 수 있습니다.

각 참석자 화면에 마우스를 가져가면,
우측 상단에는 그 참석자에 대한 별도의 메뉴버튼(...)이 표시됩니다.(영상, 음향 등 제어)
좌측 상단에는 그 참석자에 대한 통화품질을 학인할 수 있는 아이콘이 표시됩니다.(대역폭, 프로토콜 등)

개인용 기기인 경우, 회의 중, 이어폰/헤드셋 착용 권장 - 주변방해 및 통신보안
회의 중에는 발언자 외 음소거

용어정리

이 솔루션에서 사용되는 용어에 대한 정의와 설명

회의실/고정회의실

회의실은 오프라인에서의 회의실과 같은 개념입니다.
회의실은 존재하는 공간이며 항상 회의가 이루어지는 것은 아닙니다.
여기에서는 개념상 회의실을 정의해 놓고 있으며, 회의실 자체가 어떤 역할을 하지는 않습니다.
회의실은 최고관리자가 관리합니다.

회의세션/세션

회의실에서 하나의 회의가 진행된다면 그것을 회의세션 혹은 간단히 세션이라고 합니다.
하나의 회의실에는 시간을 달리하여 여러 종류의 회의세션이 진행됩니다.
회의세션은 실제로 회의가 이루어지는 온라인상의 가상공간이며 날짜와 시간, 참석자, 초대 등의 개념이 있습니다.
한 번 만든 회의세션은 일부러 지우지 않는 한, 포털에 계속 남아있으며 재사용됩니다.
회의세션은 관리자(manager) 및 회의관리자(host)가 관리합니다.

사용자

사용자는 경우에 따라 회사의 직원 전원이 될 수 있으나 여기서는 어떤 회의든 회의에 참석하는 사람을 지칭합니다.
사용자는 관리자에 의하여 이메일과 비밀번로를 위주로 사전 등록하게 됩니다.
각 회의세션에 사용자를 포함시킨 후, 초대하게 되며, 초대를 받은 사용자는 초대링크를 클릭하면 회의세션으로 바로 연결됩니다.

사용자 그룹

여러 사용자를 그룹으로 묶어 편하게 활용합니다.
회의세션은 자주 사용되기도 하고, 또 랜덤하게 임시로 회의가 열릴 수도 있습니다.
자주 사용하는 회의세션에는 늘 참석자가 고정될 수 있으며, 그 사용자들을 그룹으로 관리하면 일괄초대 등이 가능하게 됩니다.
사용자는 여러 그룹에 중복으로 속할 수 있습니다.

JOIN/회의참석

사용자가 회의세션에 접속(회의실입장)하는 것을 의미합니다.
접속, 연결, 입장, 참석 등 여러가지로 표현할 수 있어서 혼동을 피하기 위하여 포털에서는 "JOIN"으로 정하여 사용합니다.

용어정리

일반사항

포털(Portal)

회의솔루션을 사용하기 위한 첫 페이지를 의미합니다.
여기에서 솔루션의 간단한 소개, 도움말, 지원사항을 확인할 수 있으며, 바로 로그인(Sign in)할 수 있습니다.

온프레미스(on-premises)

Off-premises와 대조되는 개념으로서 관할 내를 의미합니다.
V-MEET은 기업이나 기관의 내부에 설치하는 전형적인 온프레미스 영상솔루션으로, 클라우드 서비스와 여러가지로 대조되는 솔루션입니다.

화상회의/영상회의

같은 말입니다. 화상회의는 느낌이 나쁘니 영상회의로 부르자는 의견도 있지만 여전히 함께 사용됩니다.
그 외에도 온라인 미팅, 화상미팅, 영상미팅 등 유사하게 사용되는 용어들이 있습니다.

영상/화상솔루션

기존의 화상회의 장비들은 각자 IP 주소를 가지고 Peer to Peer 방식으로 상대방을 호출할 수 있었습니다.
그에 반하여 요즈음에는 서버를 중심으로 단말기가 연결되는 방식이 많이 출현하고 있습니다.
기존 방식에 비하여 이러한 방식을 이 업계에서는 편하게 솔루션 이라고 부릅니다.
이러한 영상솔루션은 클라우드 방식이 있고, V-MEET 처럼 온프레미스 방식이 있습니다.

단말기 종류

V-MEET과 함께 사용될 수 있는 화상 단말기는 규모면에서 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
스마트글래스: 주로 산업용 스마트글래스를 말하며 하나의 통신기기로 취급됩니다.
휴대기기: 휴대폰, 태블릿 등을 말합니다.
데스크탑, 랩탑: 개인용 단말기로서 개인의 집무실이나 포커스룸에서 사용
소형룸 화상장비: 허들룸, 5인 정도의 소회의실용 화상장비
중.대형룸 화상장비: 10인전후에서 약 20인 규모의 회의실용 화상장비
인티그레이션 화상장비: 영상코덱 장비를 중심으로 고객 맞춤 화상회의실 구축